Indeling programma

De opdracht geeft in grote lijnen aanwijzingen voor de vorm en tijdsindeling van de herdenking: is er een uitgebreid programma, of gaat het om een korte ceremonie en ligt de nadruk op het ontmoeten van elkaar? Of is er alleen een ceremonie zonder ontmoeting? Is de opbouw van het programma elke keer hetzelfde, of kan deze per jaar verschillen?

In de praktijk komt bij zelforganisaties in de loop van de jaren het accent steeds meer te liggen op de ontmoeting. De herdenking wordt dan een centraal moment voor lotgenotencontact.

De keuze voor een bepaalde inrichting van de bijeenkomst heeft gevolgen voor:

de eisen aan de locatie: is er plek voor zowel een ceremonie als voor informeel samenzijn, of is er voor beide onderdelen een andere locatie beschikbaar?
de eisen aan het budget: catering is al gauw een grote kostenpost. Een ontvangst met lunch bijvoorbeeld kan een flinke hap uit het budget betekenen.
de hoeveelheid werk om het te organiseren. Een reünie is vrij snel en eenvoudig georganiseerd. Een heel programma voor een herdenkingsbijeenkomst bedenken en realiseren vraagt veel meer tijd, geld en ideeën.

“Uiteindelijk bleken maar weinig mensen een bijdrage aan het programma te willen leveren. We hebben drie keer een oproep gedaan maar er kwamen geen ideeën uit de groep zelf. Mensen vinden het fijn elkaar te zien en te spreken, daarom is bij ons het officiële gedeelte kort."

Duur en moment

Het is belangrijk dat de opdrachtgever een indicatie geeft van de maximale duur van het officiële programma. Ook zijn er wellicht omstandigheden die bepalen welk moment van de dag de ceremonie plaats moet vinden. Het tijdig vastleggen van de tijden geeft richting aan het zoeken van een locatie of het maken van afspraken met de locatie over de huur. In totaal is een duur van 1 tot 1,5 uur voor de ceremonie in de praktijk wel maximaal. Bij MH17 is gekozen om de minuut stilte in het programma te plannen op het moment dat het contact met het vliegtuig verbroken is, dat was om 15:18 uur. Dat is dan het uitgangspunt om terug te rekenen naar een start- en eindtijd.

De rol van betrokkenen

De aard van het programma wordt ook bepaald door wie er invulling geven aan de ceremonie. ‘Voor en door betrokkenen’ is vaak een uitgangspunt. Wees duidelijk of dat betekent dat de herdenking georganiseerd wordt door betrokkenen (maar wel met ‘externen’ op het podium), of dat het ook betekent dat iedereen een bijdrage levert, persoonlijke betrokkenheid bij de ramp moet hebben. De reflectie vanuit een 'buitenstaander' kan ook juist een toegevoegde waarde hebben. De keuze op dit vlak heeft gevolgen voor:

Kwaliteit: van betrokkenen of mensen die zich aanbieden om iets te doen, kun je niet verwachten dat iedereen muziek of gedichten van professionele kwaliteit brengt.
Kosten: de keuze om een deel van de organisatie uit te besteden aan professionals of professionals een rol te geven in het podiumprogramma, betekent ook dat daar budget voor moet zijn, tenzij zij bereid zijn pro deo op te treden.