Locatie

Het kan zijn dat de locatie al bepaald is. Bijvoorbeeld bij het monument of op een andere plek die symbolisch met de ramp of de doelgroep verbonden is. Zo niet, zijn er dan bepaalde randvoorwaarden voor de keuze van de locatie?
 

Van de keuze voor een locatie hangt veel af. Een locatie kan bepalend zijn voor de sfeer. Is het binnen of buiten, een donkere zaal of juist een lichte hal? Ook in organisatorische zin heeft het consequenties: heeft de zaal een vaste indeling of niet, welke faciliteiten zijn er? Allerlei factoren kunnen een rol spelen in de afweging. Het helpt een werkgroep als in de opdracht al is aangegeven welke factoren zwaar wegen en aan welke voorwaarden de locatie moet voldoen. De opdracht gaat in op:
 

• Overdekt of openlucht. Voor een bijeenkomst in de openbare ruimte moet vaak een vergunning worden aangevraagd. Ook brengt het extra aandachtspunten met zich mee op het gebied van logistiek en veiligheid en vaak zijn geen voorzieningen, zoals stroom, sanitair, zitplaatsen. Dat hoeft geen bezwaar te zijn, maar brengt wel beperkingen met zich mee.

• Ligging. Wat is het belangrijkst? De symbolische betekenis van de plek, of praktische zaken als bereikbaarheid, centrale ligging, parkeergelegenheid, aantal zitplaatsen et cetera?

• Capaciteit. Voor hoeveel mensen moet de locatie ruimte bieden? Moet de grootte aan te passen zijn?

• Sfeer. Past de uitstraling van het gebouw bij de sfeer die in de herdenking neergezet moet worden?

• Aanwezige voorzieningen en consequenties voor kosten en voorbereiding.

  • Theater: alles aanwezig, inrichting en opstelling voor een groot deel vast. Dit houdt de kosten overzichtelijk en er zijn minder dingen om apart over na te denken in de voorbereiding. De flexibiliteit is echter beperkt.

  • Congreshal: veel faciliteiten maar geen vaste opstelling. Een congrescentrum biedt meer flexibiliteit dan een theater, wat wel betekent dat er beslissingen genomen moeten worden over opstelling en indeling.

  • Evenementenhal: basis faciliteiten (stroom, licht, water, sanitair) aanwezig, maar tapijt, stoelen, podium, zelfs afscheidingen moeten apart bepaald en geregeld worden. Dat betekent ook dat er over heel veel dingen apart beslist moet worden en dat het complexer is om inzicht te houden in de kosten.

  • Openlucht: geen faciliteiten en weersomstandigheden zijn een factor om rekening mee te houden.